A modelagem das coleções no Tainacan foi desenvolvida com base nos princípios da documentação arquivística, buscando refletir a organização hierárquica tradicional dos acervos.
No nível mais amplo, encontra-se o Fundo, que funciona como o principal guarda-chuva estrutural do acervo. Abaixo dele, a organização se desdobra de forma progressiva em Grupo, Subgrupo e Série, respeitando a lógica de proveniência e a estrutura administrativa ou funcional da instituição.
Os Itens correspondem às unidades documentais propriamente ditas, representando os registros individuais do acervo.
Associados aos itens, estão os Agentes, que registram pessoas, instituições ou coletivos relacionados à produção, acumulação ou contexto dos documentos.
Essa estrutura hierárquica permite manter a coerência arquivística do acervo, garantindo organização, contextualização e recuperação qualificada das informações.
Fundo Clube Flor de Maio
A modelagem do acervo parte da identificação do Fundo Clube Flor de Maio como unidade arquivística principal, reunindo a documentação produzida e acumulada pela própria instituição ao longo de sua trajetória. Trata-se de um arquivo de natureza institucional e comunitária, mantido em regime aberto e sob guarda vinculada diretamente à entidade e à comunidade.
O conjunto documental é composto por fichas de associados, documentos administrativos, registros financeiros, material iconográfico, programas de eventos e documentação patrimonial, refletindo atividades de gestão, sociabilidade, cultura e preservação da memória institucional. Esses registros evidenciam o funcionamento do clube e sua atuação na organização da vida associativa local.
Fundado por volta da década de 1940, na cidade de São Carlos (SP), o Clube Flor de Maio consolidou-se como associação recreativa e cultural voltada à sociabilidade comunitária. Promoveu bailes, eventos, atividades esportivas, reuniões e iniciativas de apoio social, funcionando como espaço de convivência, cultura popular e articulação de redes de vizinhança. A documentação preservada expressa tanto as rotinas administrativas quanto as práticas culturais e comunitárias desenvolvidas ao longo do tempo.
A documentação foi incorporada por transferência direta da entidade e por iniciativas de guarda comunitária, totalizando aproximadamente 2 a 3 metros lineares de arquivos. O acesso ao acervo é parcialmente restrito e a reprodução dos documentos é condicionada, conforme critérios de preservação e uso definidos para o conjunto.
Documentação
O Acervo Flor de Maio, localizado em São Carlos/SP, organiza sua documentação histórica e administrativa em cinco grandes grupos que refletem as diferentes frentes de atuação do Clube, reunindo registros a partir da década de 1940.
- G1 – Administração e Gestão Institucional
- Correspondência Administrativa
- S1 – Correspondência Oficial
- Em fase de documentação
- S1 – Correspondência Oficial
- Documentação Administrativa Geral
- Normas, Estatutos e Regulamentos
- S2 – Estatutos, Regimentos e Reformas
- Em fase de documentação
- S2 – Estatutos, Regimentos e Reformas
- Correspondência Administrativa
- G2 – Vida Associativa
- G3 – Atividades Socioculturais e Esportivas
- Atividades Esportivas
- S1 – Registros de Campeonatos e Inscrições
- Em fase de documentação
- S1 – Registros de Campeonatos e Inscrições
- Eventos Sociais e Festividades
- S1 – Cartazes, Programações e Convites
- Em fase de documentação
- S1 – Cartazes, Programações e Convites
- Programações Culturais e Comunitárias
- S1 – Projetos e Relatórios de Atividades Culturais
- Em fase de documentação
- S1 – Projetos e Relatórios de Atividades Culturais
- Atividades Esportivas
- G4 – Patrimônio, Infraestrutura e Financeiro
- Contabilidade e Finanças
- S1 – Documentação Contábil
- Em fase de documentação
- S1 – Documentação Contábil
- Inventário e Bens Materiais
- S1 – Inventários Patrimoniais
- Em fase de documentação
- S1 – Inventários Patrimoniais
- Manutenção do Espaço Físico
- S1 – Dossiês de Manutenção Predial
- Em fase de documentação
- S1 – Dossiês de Manutenção Predial
- Contabilidade e Finanças
- G5 – Memória Institucional e Acervo Iconográfico
- Fotografias Institucionais
- S1 – Acervo Fotográfico
- Em fase de documentação
- S1 – Acervo Fotográfico
- História Oral e Depoimentos
- S1 – Depoimentos e Entrevistas
- Em fase de documentação
- S1 – Depoimentos e Entrevistas
- Recortes, Cartazes e Divulgação
- S1 – Material de Divulgação e Recortes
- Em fase de documentação
- S1 – Material de Divulgação e Recortes
- Fotografias Institucionais